Supply Chain Management (SCM) untuk UMKM
Proses bisnis pada Supply Chain Management (SCM) menerangkan jalanya bisnis dari permintaan sampai proses pembayaran Procure-to-Pay Process.
Lebih tepatnya Supply Chain Management membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan mengelola inventory.
Gambar ini Merupakan gambaran proses bisnis yang terjadi di modul Supply Chain Management
Secara umum proses dimulai dari pencatatan permintaan pada Purchase Requisition (PR) atau daftar permintaan.
Selanjutnya di teruskan pada pemilihan vendor.
Jika sudah maka dibuatlah Purchase Order (PO) dimana jika sudah keluar PO akan dilanjutkan kepada Vendor dalam bentuk notifikasi.
PO keluar disusul dengan pemilihan metode pengiriman oleh vendor (vendor shipment).
Setelah barang berpindah dari warehouse ke pengiriman dan di terima dengan baik (good receipt) kemudian dilanjutkan pada keluarnya tagihan pembayaran ( invoice receipt).
Setelah tagihan keluar maka di akhiri dengan proses pembayaran kepada vendor
Detail proses tahapan process business pada Supply Chain Management adalah sebagai berikut :
1. Mendefinisikan Permintaan (Purchase Requisition)
Permintaan harus dicatat sebagai purchase requisition (PR). Purchase requisition adalah dokumen pembelian internal yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan kepada departemen yang bertanggung jawab tentang syarat material/jasa, serta untuk melacak kebutuhan tersebut.
Purchase requisition dapat diterbitkan menggunakan dua cara yaitu secara langsung (manual) dimana langsung ditentukan apa yang dipesan, bagaimana barang dikirim, berapa banyak dan kapan pengiriman. Cara yang kedua adalah secara tidak langsung (otomatis) dimana bisa dilakukan menggunakan MRP, Production Order, Maintenance Order dan Sales Order.
Pada tahapan ini setiap requisition ditujukan pada sumber penyedia yang bisa diterbitkan untuk dilakukan proses permintaan. Beberapa jenis purchase requisition adalah
|
Internal sourcing requirements, merupakan permintaan yang mampu dipenuhi oleh sumber-sumber dalam perusahaan sehingga sumber pasokan terpusat pada warehouse dan biasanya transaksi dilaksanakan secara internal perusahaan |
|
Source list, merupakan sebuah daftar sebagai sumber catatan yang menentukan sarana yang diperbolehkan untuk proses pengadaan yang biasanya berisi daftar vendor dan dengan ini dapat menetapkan / memilih. Hal ini dimungkinkan karena dalam daftar ini terdapat catatan informasi dan peforma dari vendor. |
|
Outlined agreement, merupakan perjanjian jangka panjang yang diatur didalam kontrak untuk mengatur bahan / jasa beserta harga, jumlah, total dan penjadwalan. |
|
Request for Quotation (RFQ), merupakan jalan terakhir jika tidak ada yang ada dalam sistem sehingga dimungkinan untuk melakukan permohonan permintaan. RFQ digunakan untuk mengundang vendor dalam proses pengajuan tawaran barang dan jasa. Dengan ini maka akan didapatkan beberapa vendor dengan berbagai macam pengajuan beserta harga yang kemudian akan terpilih vendor dan keluarlah RFQ. |
2. Pemilihan Vendor (Vendor Selection)
Merupakan tahapan yang digunakan dalam memilih vendor untuk memproses permintaan. Pemilihan vendor bergantung dengan jenis barang / jasa yang dibutuhkan dimana bisa berasal dari internal perusahaan, kontrak dengan perusahaan sampai pengadaan lelang sehingga keluar RFQ. terdapat fitur untuk membantu proses pengadaan dimana bisa dilakukan evaluasi vendor sehingga melalui metode skor akan didapatkan vendor yang disarankan.
3. Purchase Order (PO)
Merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk vendor yang berisi informasi tentang diskripsi, jumlah, tanggal pengiriman, harga yang telah disepakati, hal pengiriman, dan syarat pembayaran untuk material atau jasa vendor akan diberikan kepada perusahaan.
4. Notify Vendor
Merupakan notifikasi pada vendor untuk memproses PO.
5. Vendor Shipment
Digunakan untuk memilih metode dalam pengiriman barang.
6. Good Receipt
Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.
7. Invoice Receipt
Sebuah dokumen penjualan digunakan untuk membuat faktur atau tagihan pelanggan untuk pengiriman barang atau layanan. Faktur biasanya dibuat setelah penerimaan barang atau kinerja pelayanan telah dikonfirmasi. Hal Ini termasuk informasi tagihan umum, seperti jumlah total, total pajak, biaya pengangkutan, vendor dan penerima faktur, dan informasi rinci (header informasi, informasi item, dan preview persetujuan).
8. Payment to Vendor
Setelah tagihan yang berupa faktur pembelian keluar maka dilanjutkan pada proses pembayaran kepada vendor.